Tätä tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 29.8.2025.

Tokmannin asiakastietojen käsittelyä koskevat tietosuojakäytännöt 
 

1.Rekisterinpitäjä

Tokmanni Oy, Isolammintie 1, 04600 MÄNTSÄLÄ 
Puhelin: +358 20 778 2000 
 

2. Yhteydenotot 

2.1. Yhteydenotot asiakassuhteen ja asiakastilin hoitamiseen liittyen pyydämme osoittamaan asiakaspalveluumme: 

asiakaspalvelu@tokmanni.fi 
puhelinnumero: 020 33 1415 

Asiakaspalvelu on avoinna ma–to klo 10–18 sekä pe klo 12–17. 

2.2.Tietosuojaan liittyvissä asioissa pyydämme ottamaan yhteyttä ensisijaisesti sähköpostitse tietosuoja@tokmanni.fi 

3. Henkilörekisterit, joihin sisätyviä henkilötietoja Tokmanni käsittelee 

Ensisijaiset: 

• Tokmanni: www.tokmanni.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri 
• Tokmanni: asiakas-, asiointi-, tilaaja- ja kilpailuosallistujarekisterit 
• Tokmannin verkkokauppa: www.tokmanni.fi ja www.toknet.fi, 
• Tokmanni Klubi-tili: oma.tokmanni.fi 

• Tokmannin verkkokaupan tilaaja- ja asiakasrekisteri 
• Tokmanni Klubi -kanta-asiakasrekisteri 
• Tokmanni-konserni: yritys.tokmanni.fi, ir.tokmanni.fi, tokmannigroup.com/tokmannigroup.fi, uutishuoneen/uutiset ja media -osion tilaajarekisteri

Toissijaiset: 

• Robinhood: www.robinhood.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri 

• Tarjoustalo: www.tarjoustalo.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri 
• Vapaa Valinta: www.vapaavalinta.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri 
• Säästöpörssi: www.saastoporssi.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri 
• Maxi-Makasiini: www.maxi-makasiini.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri 
• Maxi-Kodintukku: www.maxi-kodintukku.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri 

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus  

Tokmanni käsittelee henkilötietoja oheisessa taulukossa yksilöityihin käyttötarkoituksiin. Taulukossa on myös yksilöity ne käsittelyn oikeusperusteet, joiden nojalla henkilötietoja kutakin käyttötarkoitusta varten käsitellään. 

Lue lisää täältä henkilötietojen käsittelystä Chat-palvelumme osalta. 

5. Rekisterin tietosisältö 

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja: 

• rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi*, syntymäaika**, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana; 

• rekisteröidyn yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite**, puhelinnumero**, osoitetiedot*; 
• asiakasryhmittely- ja demografiatiedot, jotka voivat perustua esimerkiksi ostotietoihisi tai Tokmannin yhteistyökumppaneilta saatuihin tietoihin; 
• yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot, kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot*, 
• markkinointikiellot ja/tai -suostumukset; 
• asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot, kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, kanta-asiakasohjelmaan rekisteröitymispäivä ja kanta-asiakasetujen käyttäminen, muut asiointitiedot kuten aihealueluokittelut ja asiakkaan ostohistoria, asiakkuuden perusteella muodostettu käyttäjäprofiili sisältäen selaustiedot, asiakkaan/rekisteröidyn kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot sekä asiakkaan itsensä vapaaehtoisesti syöttämät tiedot yrityksen järjestelmään ja maksupalvelu- ja tilitiedot. 

• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot Tokmanni Klubi -kanta-asiakasohjelmassa kerättävät tiedot löytyvät kanta-asiakasohjelman ehdoista. Lue lisää täältä. 

*-merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua. Lisäksi **-merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys Tokmanni Klubi -kanta-asiakasohjelman jäsenyydelle. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä:  

1. rekisteröidyiltä itseltään, esimerkiksi tämän asioidessa verkkokaupassamme, rekisteröitymällä kanta-asiakkaaksi Tokmanni Klubiin tai kun rekisteröity osallistuu järjestämiimme arvontoihin ja kilpailuihin. 
2. väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta kumppaneilta tai julkisesti saatavilla olevista lähteistä, joilta voimme kerätä henkilötietoja esimerkiksi olemassa olevien henkilötietojen päivittämiseksi ja ajan tasalla pitämiseksi. Lisäksi voimme kerätä henkilötietoja kolmansilta esimerkiksi profilointia varten sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen kerääminen ja päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin. 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Käsittelemme tietoja itse ja lisäksi hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita ja muita yhteistyökumppaneita tietosuojalainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisesti. Olemme esimerkiksi ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.  

Käyttäessämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita, solmimme kunkin tällaisen alihankkijan kanssa henkilötietojen käsittelysopimuksen. 

Tokmannin yhteistyökumppanit voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu: 

• tietotekniikkapalveluiden tarjoajat, jotka tarjoavat rekisterinpitäjälle palvelin- ja ylläpitopalveluita, tietojärjestelmiä ja muuta teknistä tukea ja palveluita 
• mainostoimistot, jotka toteuttavat rekisterinpitäjän toimeksiannosta arvontoja ja markkinointikampanjoita 
• sähköisten uutiskirje-palvelujen tuottajat, jotka välittävät uutiskirjeitä 
• Tokmannin verkkokaupan maksu- ja rahoituspalvelun tarjoajat 

• asiakastietojen päivityspalveluiden tuottajat, joiden kautta ylläpidämme, päivitämme ja rikastamme rekisterissämme olevien Tokmanni Klubi-jäsenten yhteystietoja sekä luomme profilointiin perustuvia asiakasryhmittelyjä 
• konsultointipalvelujen tarjoajat, jotka tukevat rekisterinpitäjää esimerkiksi palvelukehityksessä 
• asiakaspalvelun tuottajia, jotka tarjoavat monikanavaista asiakaspalvelua 

Saatamme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille, mikäli pakottavan sääntely tätä edellyttää. 

Siirrämme henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on joko sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin tai siirto voidaan toteuttaa käyttäen muita tietosuojalainsäädännön määrittelemiä siirtoperusteita.

8. Henkilötietojen käsittelyn suojauksen periaatteet 

Käsittelemämme henkilötiedot on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin turvakeinoin. Mahdollisista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisesti. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt  

9. Säilytysaika 

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista, kuitenkin niin että säilytysaika on mahdollisimman lyhyt. Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja säilytämme kirjanpitolain mukaisesti asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen 6 vuoden ajan. Muiden tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioimme vuosittain.  Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä. 

10.  Rekisteröidyn oikeudet  

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli siihen on lailliset perusteet (rekisteritietojen pyyntölomakkeen löydät tästä). Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. 

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä niiltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen. Esimerkiksi voit peruuttaa antamasi suostumuksen uutiskirjeidemme vastaanottamiseen jokaisen sähköpostimarkkinointiviestin alalaidasta löytyvän linkin kautta tai mobiilimarkkinointiviestissä olevan peruutusohjeen mukaisesti. Kanta-asiakkaanammevoit peruuttaa antamasi suostumuksesi suoramarkkinointiin myös kirjautumalla Klubi-tilillesi (oma.tokmanni.fi) tai ottamalla yhteyttä Tokmannin asiakaspalveluun. 

Tokmanni Klubin ehtojen mukaisesti asiakkaalla on milloin tahansa oikeus päättää osallistumisensa koska tahansa syytä ilmoittamatta Tokmanni Klubin verkkosivuilla löytyvän ”Poista käyttäjätili” -toiminnon avulla tai ottamalla yhteyttä Tokmannin asiakaspalveluun. Lue lisää täältä. 

 11. Keneen voit olla yhteydessä? 

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on itselläsi pääsy tietoihisi, voit muokata tietojasi itse.  

Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen. 

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksiin ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Tokmanni.fi-verkkokauppaan ja Tokmanni Klubiin rekisteröitynyt asiakas voi asettaa tällaisia kieltoja myös käyttäjätilinsä tiedoissa Tokmannin verkkosivuilla. 

Sinulla on lisäksi oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. 

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. 

Tarkastuspyyntö tulee lähettää Rekisteritietojen pyyntö -lomakkeella, joka on tulostettavissa tästä. Lomake toimitetaan täytettynä ja allekirjoitettuna postitse osoitteella Tietopyyntö, Tokmanni Oy, Isolammintie 1, 04600 Mäntsälä tai sähköpostilla asiakaspalvelu@tokmanni.fi

Tokmanni vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti, postitse lähetettyihin pyyntöihin vastaus lähetetään kirjattuna kirjeenä, jolloin posti tarkastaa vastaanottajan henkilöllisyyden vastaanottovaiheessa. 

12. Tietosuojaselosteen muutokset 

Mikäli muutamme tietosuojakäytäntöämme, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme tietosuojakäytänteissämme 

 13. Kehen voin olla yhteydessä? 

Kaikki tätä tietosuojakäytäntöä koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kohdassa kaksi (2) yksilöityjä yhteystietoja käyttäen.